Wie die Büroorganisation Ihr Leben vereinfacht

Effektive Büroorganisation und Dokumentenablage – der Weg zum Erfolg?

«Das ist alles eine Frage der Organisation!» – das ist oft die Antwort auf die Frage, wie andere komplexe und vielschichtige Prozesse managen. Kinder und Beruf oder Ferienvertretung von Kollegen in der Endphase des eigenen Projekts – oft bleibt am Ende des Tages noch viel zu tun. Es ist kein gutes Gefühl, sich so aufreiben zu müssen. Aber es ist auch ein Grund für Stolz und «Schulterklopfen», denn die harte Arbeit lohnt sich ja trotzdem. Wie es einfach geht; zum Beispiel mit einer effektiven Büroorganisation und Dokumentenablage, verraten wir Ihnen gerne:

Prioritätensetzung und Organisation

Die beiden Zauberworte für Gelassenheit auch in stressigen Phasen sind: Prioritätensetzung und gute Organisation. Im Büroalltag kann zum Beispiel viel Zeit (und Nerven) gespart werden, wenn die Ablagestruktur stimmt. Der Mensch verbringt etwa ein Jahr seines Lebens mit der Suche nach verlorenen Dingen – unvorstellbar, was wir mit dieser Zeit anfangen könnten!

Das richtige Ablagesystem im Büro

Es gibt verschiedene Ansätze, um Struktur in Ihre Bürounterlagen zu bringen. Wenn Sie und Ihre Kollegen die für Sie passende Struktur gefunden haben, halten Sie sich strikt daran – nur dann funktioniert es!

Die gängigsten Methoden für ein funktionierendes Ablagesystem sind:

Alphabetisch: Ideal, wenn die meisten Unterlagen nach Klienten-, Patienten- oder Kundennamen sortiert sind.
Thema oder Kategorie: Die meisten Ablagesysteme sind nach Thema oder Kategorie geordnet.
Numerisch/Chronologisch: Ideal, wenn die Unterlagen hauptsächlich aus nummeriertem oder datiertem Material bestehen, z. B. nach Bestellungen oder Rechnungen.

Dafür eignen sich beispielsweise auch unsere offenen Ablagefächer:

Zur Ablage von Dokumenten und Briefen im Format A4 oder kleiner
In 2 Höhen (7,6 cm und 11,5 cm) erhältlich
Briefkörbe sind stapelbar
Platz für Beschriftungsschild
Mit grosser Griffmulde für ein angenehmes Einlegen und Herausnehmen

1. Sortierung, Sortierung, Sortierung

Alle Dokumente sind jetzt nach Kategorien sortiert. Vermeiden Sie zu hohe Stapel und bilden Sie stattdessen lieber weitere Unterkategorien. Wenn ein Stapel jedoch nur aus wenigen Blättern besteht, überdenken Sie den Kategorienamen. Vielleicht mehrere kleine Stapel zusammenfassen und einen neuen Kategorienamen finden? Mehrseitige Dokumente «bündelt» man am besten mit Hilfe eines Hefters (es gibt klassische Heftklammern, aber auch klammerlose oder elektrische). Alternativen sind Büroklammer oder Heftstreifen.

2. Das Ablagesystem

Für die Ablage sind die sogenannten Dokumentenmappen oder Sammelmappen ideal. Achten Sie darauf, dass sie deutlich beschriftet und sichtbar sind. Nun haben Sie keine losen Unterlagen mehr auf dem Schreibtisch herumliegen – perfekt für eine effektive Büroorganisation und Dokumentenablage. Die Briefablagen, Briefkörbe oder Schubladenboxen auf dem Schreibtisch dienen nur der vorübergehenden Aufbewahrung und nehmen nur die Dokumente auf, die sofort bearbeitet werden müssen (Posteingang, offene Rechnungen, laufende Projekte…). Alles andere wird am Ende des Arbeitstages in das Ablagesystem einsortiert. Das erfordert Disziplin und wird durch die niedrigen Ablagekörbe von ca. 7 cm Höhe etwas erleichtert – denn diese erzwingen durch den schieren Überlauf ein früheres Aussortieren.

3. Archivierung

In regelmässigen Abständen gehen Sie nun Ihre Dokumentenablage durch: Welche Projekte sind abgeschlossen? Welche Dokumente aus laufenden Projekten werden im aktuellen Prozess nicht mehr benötigt? Diese Dokumente werden dann archiviert – die Dokumentenmappen in geeigneten Archivboxen, Aktenordner praktisch in einer von vorne einsehbaren Multifunktionsbox (erleichtert das Wiederfinden einzelner Mappen – vorausgesetzt, sie sind ordentlich beschriftet!) Praktisch für die Archivierung von Hängeregistraturmappen: Die speziellen Universalbehälter, in denen sich Hängemappen problemlos archivieren lassen.

Unsere Topseller für eine effektive Büroorganisation und Dokumentenablage:

Braune Multifunktionsboxen RAJA

Extra stabiler Karton mit doppelter Kartonstärke an 3 Seiten und am Boden
Seitliche Grifflöcher
Beschriftungsfelder an 3 Seiten
1-welliger Karton

Oder ebenfalls möglich mit einer Frontklappe, für eine bessere Sicht des Inhaltes:

Archivboxen mit Frontklappe

Leichtes Entnehmen dank grosser Frontklappe
Abnehmbarer Deckel und 2 Tragegriffe
Klare Kennzeichnung: Beschriftungsfelder an 2 Seiten
2-welliger Karton

Ist eine effektive Büroorganisation und Dokumentenablage wirklich alles?

Auch bei bester Büroorganisation und Dokumentenablage bleibt am Ende des Tages nicht selten eine Aufgabe unerledigt. Sagen Sie sich, dass Sie einen guten Kampf gekämpft haben. Klopfen Sie sich selbst auf die Schulter und strukturieren Sie die Aufgaben für den kommenden Tag neu, wobei Sie die unerledigten Aufgaben berücksichtigen. Was hat Vorrang? Oder, wie unsere französischen Kollegen sagen: Une chose apres l’autre – eine Sache nach der anderen!

Wenn Sie aber über einen längeren Zeitraum das Gefühl haben, etwas (wieder) nicht geschafft zu haben, ist es an der Zeit, etwas Grundlegendes zu ändern. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Ihrem Chef über Ihre Arbeitsbelastung. Wer kann Aufgaben übernehmen? Wie kann das Arbeitspensum umstrukturiert werden? Zu einer guten Organisation gehört es auch, ab und zu «Nein» zu sagen!