Wie müssen Akten vernichtet werden

Der Jahreswechsel ist für viele die ideale Zeit, seinen Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen und sich neu zu organisieren. Dazu gehört auch Akten vernichten. Einfach mal die über das Jahr oder womöglich sogar die Jahre angesammelten Stapel auf dem Schreibtisch zu sortieren und die eine oder andere Altlast wegwerfen? Dabei gibt es einiges zu beachten. Denn nicht alle Unterlagen, Datenträger oder Papiere können einfach so in den Müll wandern. Der Gesetzgeber regelt für geschäftliche Unterlagen wie lange diese aufbewahrt werden müssen und wie was vernichtet werden muss. Buchhaltungsbelege beispielsweise müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, Patientenakten sogar 30 Jahre und Geschäftsbriefe immerhin noch 6 Jahre lang. Bevor also der Aktenvernichter angeschaltet wird, sollte erst geprüft werden welche Fristen für welche Unterlagen eingehalten werden müssen. Insbesondere wenn Daten Dritter betroffen sind, müssen die Datenträger nach der DIN Norm 66399 per Aktenvernichter entsorgt werden. Wir haben uns die DIN mal etwas genauer angesehen.

Akten vernichten – die DIN Norm 66399

Die DIN Norm 66399 zur Datenvernichtung, definiert die Sicherheit aller zeitgemässen Medien sowie die Anforderungen an entsprechende Maschinen und Prozesse der Datenvernichtung.

Dafür müssen zunächst alle Daten in Schutzklassen eingeteilt werden. Insgesamt gibt es 3 Schutzklassen:

Schutzklasse 1: Normaler Schutzbedarf für interne personenbezogene Daten, darunter fallen zum Beispiel Telefonlisten, Produktlisten, Lieferantendaten oder Adressdaten.
Schutzklasse 2: Hoher Schutz für vertrauliche Daten, dazu gehören Finanzbuchhaltungsunterlagen, Bilanzen und Jahresabschlüsse sowie interne Reportings.
Schutzklasse 3: sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten, hier geht es um sehr sensible Daten wie Unterlagen aus Zeugenschutzprogrammen oder Informationen des Bundes und der Länder, aber auch Unterlagen aus Forschung und Entwicklung.

Die Sicherheitsstufen nach DIN 66399: Akten vernichten nach Norm

Zusätzlich werden nach der DIN 66399 7 Sicherheitsstufen unterschieden und zwar jeweils nach der Vernichtungsempfehlung. Sie werden den Schutzklassen zugeordnet.

Sicherheitsstufe 1: Allgemeines Schriftgut das unlesbar gemacht werden soll, zum Beispiel veraltetes Werbematerial wie Prospekte oder Kataloge – eine Reproduktion der vernichteten Daten ist mit einfachem Aufwand möglich.
Sicherheitsstufe 2: Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht werden sollen, etwa unternehmenseigene Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Formulare oder Aushänge – eine Reproduktion ist mit besonderem Aufwand noch möglich.
Sicherheitsstufe 3: Datenträger mit sensiblen, vertraulichen und personenbezogenen Daten mit erhöhtem Schutzbedarf, z.B. Steuerunterlagen, Bestellungen mit Adressdaten von Personen – eine Reproduktion ist nur mit erheblichem Aufwand möglich.
Sicherheitsstufe 4: Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten mit erhöhtem Schutzbedarf ,etwa Bilanzen, Gehaltsabrechnungen, Personaldaten, Arbeitsverträge oder medizinische Berichte – eine Reproduktion ist mit aussergewöhnlichem Aufwand möglich.
Sicherheitsstufe 5: Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, beispielsweise Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere oder Prozessunterlagen – die Reproduktion ist nur mit zweifelhaften Methoden möglich.
Sicherheitsstufe 6: Geheime Hochsicherheits-Daten etwa Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche – eine Reproduktion ist technisch nicht möglich.
Sicherheitsstufe 7: Streng geheime Hochsicherheits-Daten, hier handelt es sich um den geheimdienstlichen oder militärischen Bereich – eine Reproduktion ist ausgeschlossen.

Schutzklassen

Datenträger und Sicherheitsstufen

Je nach Datenträger und Sicherheitsstufe müssen bei der Vernichtung bestimmte Partikelgrössen eingehalten werden, das ist dann wiederum entscheidend für die Wahl des richtigen Aktenvernichters.

Jeder Datenträger ist mit einem Kürzel versehen.

P – Informationsdarstellung in Originalgrösse: Papier, Film, Druckformen
F – Informationsdarstellung verkleinert: Film, Mikrofilm, Folie
O – Informationsdarstellung auf optischen Datenträgern: CD/DVD
T – Informationsdarstellung auf magnetischen Datenträgern: Disketten, ID-Karten, Magnetbandkassetten
H – Informationsdarstellung auf Festplatten mit magnetischen Datenträger: Festplatten
E – Informationsdarstellung auf elektronischen Datenträgern: Speicherstick, Chipkarte, Halbleiterfestplatte, mobile Kommunikationsmittel

Welchen Aktenvernichter für was?

Aktenvernichter sollten mehrere Aspekte erfüllen. Die Messer sollten nicht nur Papier vernichten können sondern auch Heftklammern, CD’s und Pappe. Das Fassungsvermögen die Geschwindigkeit, der Arbeitsschutz und die Lautstärke spielen bei der Auswahl ebenfalls eine Rolle. Wir haben die 4 Aktenvernichter-Modelle in unserem Sortiment in einer Tabelle mit allen relevanten Informationen aufgeführt.