Briefumschlag-Formate und Grössen

Feurige Zeilen an die Liebste, geheime Geschäftskorrespondenz, eine hohe Rechnung oder schlicht der letzte Gehaltszettel: Könnten Briefumschläge über ihren Inhalt erzählen, liessen sich mit ihren Geschichten ganze Romane füllen. Denn auch, wenn E-Mail und Co. der klassischen Post in mancher Hinsicht längst den Rang abgelaufen haben, halten die Europäer der Briefpost weiter die Treue: Laut dem dem srf verschicken die Schweizer pro Jahr ca. 2 Milliarden Briefe. Wenngleich die Zahlen jedes Jahr sinken, sind das immer noch bemerkenswert viele Briefe. All diese Umschläge zu falten, aufzurollen oder zu versiegeln – wie in früheren Zeiten üblich – liesse wohl gar keine Zeit mehr für etwas anderes. Verschiedene Normen für Briefumschläge und ihre Formate haben dazu geführt dass das Sortieren der Post maschinell erfolgen kann.

Die DIN Formate für die Briefumschlag-Grösse

Wie sehr uns die DIN Papierformate, festgelegt in der DIN 476, das Leben erleichtern, haben wir bereits im Beitrag zu den DIN-Papierformaten erläutert. Diese Papierformate bilden auch die Grundlage für die Standardgrössen von Briefumschläge, die in der DIN 678 sowie der ISO 269 definiert sind. Durch die Norm soll die Auswahl an möglichen Formaten eingeschränkt werden, um so den Briefverkehr und damit auch die automatisierte Logistik, Sortierung und Verteilung der Briefumschläge durch die Post zu vereinfachen. Für Briefumschläge sind die Papierformatreihen DIN B und DIN C vorgesehen. Daneben gibt es natürlich auch zahlreiche Sonderformate, wie quadratische Briefumschläge oder Umschläge in Übergrössen.

Die Formate der DIN C-Reihe werden am häufigsten für Briefumschläge und Versandtaschen verwendet. In diesen Umschlägen und Taschen finden DIN A-Formate genügend Platz um kosten- und platzsparend auf dem Postweg verschickt werden zu können. Zudem fassen nahezu alle Briefkästen Umschläge bis zu einem Format von DIN C4 (teilweise sogar DIN B4), ohne dass der Umschlag geknickt werden muss. Denn selbstverständlich ist auch die gängige Briefkastenöffnung genormt (DIN EN 13724).

Briefumschlag: Verschiedene Formate

Generell: A-Post (Der Schnelle) wird am Folgewerktag, auch Samstag, zugestellt. B-Post (Der Günstige) wird innerhalb max. 3 Werktagen von Montag bis Freitag zugestellt. Zur Übersicht der Tarife Brief bei der Post CH

Das richtige Briefumschlag-Format

Als Auswahlhilfe für den passenden Briefumschlag, haben wir in der Tabelle die Standardgrössen aus der ISO269 und DIN678 aufgeführt und das jeweilige Portoformat der Deutschen Post ergänzt. Die Wahl des richtigen Portoformates (S-, M-, L- oder XL-Brief) richtet sich jeweils nach dem Gewicht und der Grösse des Briefes. Die aktuellen Portopreise gibt es auf der Webseite der Post CH.

Die Verschlussarten bei Briefumschlägen

Damit beim Brief verschicken auch wirklich nichts schief läuft muss der Briefumschlag natürlich verschlossen werden. Je nach Bedarf  gibt es unterschiedliche Verschlussarten. Dabei ist es entscheidend auf die Haltbarkeit des Klebers zu achten.

Briefe richtig beschriften

Bei Briefen ohne Sichtfenster gilt als Faustregel die Einteilung Briefmarke oben rechts auf dem Kuvert, die Empfängeradresse steht ebenfalls auf der rechten Seite, unterhalb der Briefmarke. Der Absender findet seinen Platz in der linken oberen Ecke. Links, rechts und unten sollte jeweils ein Rand von etwa 1,5 Zentimetern bleiben. Wer garantiert alles richtig machen will, kann sich direkt bei der Österreichischen Post informieren, online wird beschrieben wie der Brief national und international richtig addressiert werden muss.

Der Geschäftsbrief

Und weil wir gerade beim Thema Normen sind: Auch beim Schreiben von Geschäftsbriefen gibt es Regeln, schliesslich muss der Brief optimal in den Umschlag mit Fenster passen. In der DIN 5008 sind die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung im Geschäftsbrief festgelegt. Sie beinhaltet unter anderen die Grösse und Positionen von Briefkopf, Anschriftfeld und Falzmarke. Man unterscheidet dabei zwischen der Geschäftsbrief Vorlage A mit kleinem Briefkopf und der Geschäftsbrief Vorlage B mit erweitertem Briefkopf. Der Unterschied liegt in der zur Verfügung stehenden Grösse für den Briefkopf.  So hat man beim Typ B mehr Platz für Logos und Informationen zum Absender, als beim Typ A.

Kuvertier Briefumschläge

Bei hohem Briefaufkommen tragen zeitsparende Kuvertiervorgänge für den Versender erheblich zur Effizienzsteigerung bei. Eine Möglichkeit bieten Kuvertiermaschinen. Mit einer solchen Maschine können Anschreiben, Mailings, Rechnungen usw. für den Versand vorbereitet werden. Je nach Modell werden Dokumente maschinell gesammelt, gefalzt, ins Kuvert gesteckt und verschlossen.

Dafür werden natürlich spezielle Umschläge benötigt, die automatisch mit einem Inhalt befüllt werden. Diese Kuvertier-Briefumschläge bieten optimale Laufeigenschaften für die Kuvertiermaschine. Grosse Stückzahlen werden innerhalb kurzer Zeit automatisch bearbeitet. Die besondere Seitenklappenverklebung stellt sicher, dass sich die Hülle während des Brieftransports seitlich nicht öffnet. Durch die besonders randnahe Verklebung wird zudem ein Einhaken der Hüllen innerhalb der Kuvertiermaschine und somit die Unterbrechung des Kuvertiervorganges verhindert.

Auch die Fensterfolie ist besonders randnah verklebt. Damit wird sichergestellt, dass der Brief nicht während des Einfüllvorganges in der Hülle verhakt und so zum Stoppen der Maschine führt.

Durch optimierten Leimauftrag (Dosierung und Konsistenz) auf der Verschlussklappe ist sichergestellt, dass der Briefumschlag nach dem Anfeuchten schnell und sicher verschliessbar ist. Auch die Format-Treue der Umschläge spielt bei der Verarbeitung mit Kuvertiermaschinen eine wichtige Rolle. Ein gleichbleibendes Format sowohl hinsichtlich Rechtwinkligkeit als auch in Bezug auf Länge und Breite sind für den störungsfreien Kuvertierbetrieb wichtig.

Aufgrund dieser wichtigen Qualitätsmerkmale ist eine Überwachung des Produktionsprozesses notwendig. Dieser wird bei unseren Kuvertier-Briefumschlägen mittels High-Speed-Kameras überwacht. Somit wird jeder einzelne Kuvertier-Briefumschlag „Inline“ kontrolliert.

Der Briefumschlag ist die Ur-Postverpackung. Und obwohl dem Brief schon seit Jahren das Aus prophezeit wird, gibt es ihn immer noch. Ein echtes Erfolgsmodell eben 🙂